Etkili planlama için 6 adım

Uzun vadeli hedefler için, kısa vadeli hedefler için - üç aylık bir plan ve mevcut hedefler için - aylık, haftalık, günlük çok yıllı bir plana ihtiyacınız var. Planlarken gerçekten önemli olan nedir? İşte başarılı bir planlama için en önemli 6 adım.

Zaman yönetimi uzmanları, güncel olayları planlarken bunu bir hafta perspektifinde yapmayı tavsiye ediyorlar, çünkü hafta faaliyetlerimize daha geniş bir bağlam veriyor. Ve görevleri düzenlerken nelere dikkat etmelisiniz?

Zaman panosu aracılığıyla, her şeyi yapmak zorunda olmadığınızı keşfedeceksiniz! O zaman boş zamanınızın tadını çıkarmanın zevkini anlayacaksınız. Kişisel ve profesyonel başarımız büyük ölçüde zamanımızı nasıl organize ettiğimize bağlıdır. Harcama şeklimizi kendimiz seçeriz, bu kararların sonuçlarını da taşırız. Zaman içinde kendimizi iyi yönetebilmek için Stephen R. Covey'in şu özdeyişini takip edelim: "Doğru şeyi yapmaya odaklanmak yerine, dikkatinizi doğru olanı yapmaya odaklamalısınız." Zamanın kullanımına ilişkin kararlarımız iki kriterden etkilenir - aciliyet ve önem. Genellikle çok fazla göreve önem veriyoruz. Ancak uygun önceliklendirme, değerler hiyerarşimizde en iyi olanı gerçekleştirmekle ilgilidir, sadece acil konulara tepki vermekle kalmaz. Onları birbirinden nasıl ayırt edebilirim? Aciliyet, zamanla, hedeflerimizle ilgili önemle ilgili bir kriterdir. Faaliyetlerin kapsamını gösteren ve gerçekten neyin önemli olduğunu belirlemeye yardımcı olan pratik bir araç zaman panosudur. Etkili eylem ve planlamanın en önemli koşulu, çeyrek II'ye odaklanmak ve eşzamanlı olarak I ve III'teki birçok etkinliği ortadan kaldırmak ve çeyrek IV'ü görmezden gelmektir.

Önemli

Zaman tablosu: çeyrek I.

Hem önemli hem de acil konuları kapsar. "Kriz yönetimi" dir - stratejik öneme sahip ve acil konular. Bu çeyrekte, çalışıyoruz, birçok duruma tepki vermek için bilgimizi kullanıyoruz ve zorlukları aşıyoruz. Bu konuları ihmal edemeyiz.

Zaman tablosu: çeyrek II

Önemli ama acil olmayan konuları kapsar. Kendimizi yönettiğimiz "yüksek kaliteli" bir çeyrek: uzun vadeli planlar yapıyor, sorunları öngörüyor ve önlüyor, yeteneklerimizi geliştiriyor, yenileniyor, sevdiklerimizle vakit geçiriyoruz. Bu çeyrekte ne kadar çok zaman harcarsak, hareket etme kabiliyetimiz o kadar artar. İçindeki aktiviteleri ihmal etmek, sonunda bizi tüketen, stres ve tükenmişliğe neden olan 1. kadranı genişletir.

Zaman tablosu: çeyrek III

İçinde acil konular var ama önemli değil. Bu, bir sanrının dörtte biri, çünkü acil olanın etrafındaki vızıltı bir önem yanılsaması yaratabilir. Bu kadranda, güncel ama başkası için önemli olan eylemleri gerçekleştiririz, 1. çeyrekte olduğumuzu düşünerek diğer insanların beklentilerini yerine getiririz.

Zaman tablosu: çeyrek IV

Bunlar acil ve önemsiz konular değildir. Bu çeyrekte harcanan zamanı en aza indirerek, gerçekten önemli şeyler için zaman kazanacağız.

1. Etkili planlama: vizyonunuzu ve misyonunuzu düşünün

Faaliyetlerinizi planlamaya başladığınızda, hayatınızda neyin en önemli olduğunu düşünün. Vizyonunuzu, ne yapmak istediğinizi, takip ettiğiniz kuralları düşünün (pusula!). Ne kadar uzak görünse de, bu son derece önemlidir çünkü inançlarınız kendiniz için belirlediğiniz hedefleri, verdiğiniz kararları ve zamanınızı nasıl harcadığınızı etkiler.

Kişinin kendi misyonu üzerine düşünmesi, önemli olana göre hareket etmenin temel şartıdır, çünkü II. Çeyreğe atanan diğer faaliyetlerin uygulanmasında güçlü bir etkiye sahiptir. Eğer yaşam inancınız kişisel gelişim, ailenizle birlikte olmak, yaşamın veya sosyal aktivitenin değerlerini keşfetmekse, o zaman zaman zaman ona geri dönerek, hafızanıza kazınan en önemli şeyleri yapacaksınız. Misyon, planlamanın sonraki aşamalarında içinde kararlar alacağınız bir çerçeve yaratacaktır.

2. Etkili planlama: rollerinizi tanımlayın

Roller, görevlerin, insanlarla ilişkilerin, toplum yararına faaliyetlerin sembolleridir. Açıkça tanımlamak, dengeyi korumamıza izin veren doğal bir yapı oluşturur. Oynadığınız roller, görevinize bağlıdır. Rollerinizi bir kağıda listeleyin (örneğin, eş, anne, öğrenci, yönetici, yönetmen, spor kulübü üyesi). Araştırmalar, yediden fazlasında görünmenin etkisiz olduğunu gösteriyor, bu nedenle örneğin belirli işlevleri birleştirmeye çalışın.Yaşam rollerini tanımlamak, hayatı bir bütün olarak görmenize yardımcı olur - bunun sadece iş veya aile değil, hepsinin bir arada olduğunu görebilirsiniz. Rollerinizi tanımlarken, genellikle göz ardı edilen "önemli ama acil olmayan" konuları (çeyrek II) fark edeceksiniz. Rollere ek olarak, haftalık programa "bileme testeresi" ekleyin. Becerilerimizi yaşamın dört temel boyutunda - fiziksel, sosyal, entelektüel ve ruhsal - mükemmelleştirmek için koymamız gereken enerjidir. "Testere" ile (sonuçların elde edilmesi) emilerek, "testereyi keskinleştirmeyi" unuturuz (gelecekte sonuçlara ulaşma yeteneğini sürdürür veya geliştirir). Örneğin spor yapmazsak (fiziksel alan), bilgi geliştirmezsek (sosyal alan), endüstrimizdeki (entelektüel alan) en son başarıları takip etmezsek veya hayatta bizim için neyin önemli olduğunu bilmiyorsak (ruhsal alan), "körleşebiliriz" "Dengesizlikle.

3. Etkili Planlama: Her rol için hedef seçin

Olumlu sonuçlar elde etmek için bu hafta her rolde yapabileceğiniz en önemli şeyi düşünün. Örneğin bir eş, koca, ebeveyn, çalışan olarak temel olan nedir? Aktivite ararken saat değil pusula kullanın ve önemli olana, acil olana odaklanın. Bu, örneğin, bir kocayla randevu, bir çocuk için daha fazla zaman, hızlı okuma kursu hakkında bilgi toplama, meditasyon olabilir. Her rol için kendinize bir veya iki hedef belirleyin.

4. Etkili planlama: karar vermeyi öğrenin

İkinci çeyreğin hedeflerini bir eylem planına dönüştürmek için, hafta boyunca doğru kararları vermeyi öğrenmelisiniz. I ve III. Çeyreklerde zaten faaliyetlerle dolu olan "önemli" faaliyetler için zaman bulmaya çalışıyoruz. Kendimizi bir vakadan diğerine atıyoruz, en önemli şeyler için zaman bulmayı umarak onu başkasına emanet ediyoruz, erteliyoruz. Ancak - Stephen R. Covey'in yazdığı gibi - " önemli olan planlara öncelik vermek değil, öncelikleri planlamaktır." İçine büyük taşlar koyduğunuz geniş bir kavanoz hayal edin. Kavanoz taşlarla dolu olmasına rağmen dolu değil, boşluklara çakıl serpebilirsiniz. Ancak gerçek şu ki, kavanoz hala dolu değil - kum ekleyebilir ve ardından biraz daha su ekleyebilirsiniz. İkinci çeyrekteki hedeflerimiz "büyük taşlar". Önce su, kum ve çakıl gibi diğer konuları ele alırsak ve sonra plana büyük taşlar sığdırmak istersek, girişimlerimiz boşuna olacaktır. Ama hangilerinin büyük taşlar olduğunu bilirsek ve onları herkesten önce yerleştirirsek, ne kadar çok şey başarabileceğimizi ve boş alanlarda ne kadar su, kum ve çakıl olduğunu göreceğiz. Önemli olduğunu düşündüğümüz şeyi başaracağız ve aynı zamanda diğer faaliyetleri de buna göre “ayarlayacağız”.

5. Etkili planlama: her günü organize edin

Günlük görevleriniz, günün beklenmedik koşullarına ve zorluklarına rağmen en önemli şeyleri ilk önce yapmaktır. Bazen bir planı uygulamayı başarırsınız, diğer zamanlarda değiştirmek zorunda kalırsınız, ancak karar verirken iç pusulanızın göstergelerine güvenin. En önemli şeyleri sabah ilk sıraya koymak için:

GÜNÜN SEYRESİNİ HAYAL EDİN - haftalık programı gözden geçirin, pozisyonunuzu bulun, bu günü 7 gün bağlamında görüntüleyin. Bu, beklenmedik durumlara uygun şekilde tepki vermenize yardımcı olacaktır.

ÖNCELİKLERİ BELİRLEME - faaliyetlerinizi I. ve II. Çeyrek sembolleriyle işaretleyin - bu sayede, III. Çeyreğin konularının programınıza uymadığından emin olacaksınız. Daha fazla önceliklendirme gerekliyse, I ve II. Çeyreklerdeki faaliyetleri daha ayrıntılı olarak işaretleyin (örneğin bir daire ile).

TANIMLA GÖREV ZAMANI VE ZAMANI - kesin olarak zamanlanmış olanları günün herhangi bir saatinde gerçekleştirilebilenlerden ayırın. Ayrıca belirli faaliyetler için zaman sınırlarını da yazın.

6. Etkili planlama: etkinliğinizi değerlendirin

Haftanın sonunda hangi hedeflere ulaştığınızı, hangi zorluklarla karşılaştığınızı, hangi kararları vermeniz gerektiğini ve bir seçim yaparken en önemli şeylerin önce gelip gelmediğini düşünün. Haftalık özet aynı hataları tekrar etmekten kaçınmanıza yardımcı olur, sonraki haftalarda daha etkili olmanızı sağlar.